Es un documento emitido por un funcionario o técnico de una empresa y dirigido a su jefe superior
El informe contiene una relación detallada y veraz de los hechos o materias interpretadas parcial y objetivamente.
También incluye la opinión unánime y justa del redactor, avalada por la capacidad de conocimiento que éste tiene.
Se redacta de acuerdo a la siguiente estructura:
- Membrete
- palabra INFORME y N°
- Fecha
- Referencia
- Vocativo
- Introducción (referencia a la petición del informe)
- Texto de la información constituido por parrafos enumerados
- Conclusiones
- Sugerencias
- Frase final de despedida
- Nombre, cargo y firma del informante
- Iniciales de responsabilidad
- Inclusos (si los hubiese)
B) Circular
En algunas oportunidades, la autoridad de una empresa se debe impartir instrucción o comunicar normas e informaciones a todo o parte del personal de la empresa que se encuentra a su cargo. La naturaleza de esta comunicación hace necesario que se emita en varias copias, de tal manera que no se distorsione la información y que llegue a todos los destinatarios en su plenitud.
Su estructura es:
- Membrete (nombre de la entidad y departamento o sección)
- palabra CIRCULAR y N°
- Fundamentación de la circular
- Información, orden o nómina que se entrega
- Reconocimiento o solicitud
- Lugar y fecha de emisión
- nombre, cargo y firma de la autoridad
- Iniciales de responsabilidad
- Datos del destinatario
C) Memorándum
Es un documento rápido e inmediato de uso interno de la empresa. En él se indica la información precisa que se requiere comunicar, careciendo de frases innecesarias. Principalmente, se utiliza en empresas grandes, las cuales poseen diferentes departamentos o secciones.
Su esquema es el siguiente:
- Membrete, razón social de la empresa y sección
- iniciales de responsabilidad
- palabra MEMORÁNDUM y Nº
- fecha en números (al margen derecho)
- preposición ''De''
- preposición ''A''
- referencia
- mensaje o cuerpo
- nombre, cargo o firma(al margen derecho)
- Inclusos (si los hubiera)
D) Citación
Es una comunicación mediante la cual una empresa, representada por su Gerencia o Director, convoca a reunión a un grupo de personas, con el propósito de entregarle información o tomar acuerdos acerca de asuntos que le interesan a los citados
Esta convocatoria debe tener la siguiente estructura:
- Membrete (nombre de la institución y logo)
- Palabra CITACIÓN
- clase de reunión ( ordinaria, extraordinaria, especial)
- personas citadas
- fecha, hora y lugar
- tipo de citación (1ra, 2da o única citación)
- tabla de materias que se trataran en la sesión
- lugar y fecha de emisión
- nombre y cargo de quien cita a reunión
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