Correspondencia de ajuste

Las relaciones comerciales que mantiene las empresas, revisten una gran importancia, conservarlas en un grado de eficiencia es una labor muy delicada toda vez que las operaciones comerciales que se realizan entre sí, por fallas humanas pueden generar problemas de difícil solución que acarreen el quiebre de las relaciones,  con gran prejuicio para el desenvolvimiento de sus actividades.
 Es por eso que estas cartas, ya sea explicación, reclamación o justificación, deben ser redactadas con equidad y moderación.

1) Misiva de reclamación: 

 Comunicación redactada por el comprador cuando el considera que la negociación realizada no ha sido cumplida como se acordó, perjudicando sus intereses.
  Para que la reclamación sea eficaz, es necesario que ésta sea extendida con prontitud a los hechos que se reclaman, con veracidad, firmeza y cortesía.

Su esquema es el siguiente:
a) referencia al pedido
b) detalle de la recepción
c) fundamento de la queja
d) propuesta de arreglo

2) Misiva de explicación:

 La actualidad comercial exige que las empresas trabajen con mayor eficacia. Para ello requieren contar con una muy buena organización que les permite ofrecer a sus clientes un buen servicio. Pero a veces, en la práctica estas buenas intenciones se ven amargados por fallas mecánicas o humanos que impiden cumplir fielmente lo convenido (aquí el cliente tiene la razón).

Su esquema es el siguiente:

a) aceptación de la queja

b) explicación del error cometido

c) proposición del arreglo inmediato

d) expresión de pesar por los errores y señalar la adopción de medidas que impiden nuevas equivocaciones 

3) Misiva de Justificación: 

Esta carta se redacta cuando la empresa vendedora NO se siente culpable por los errores expresados por el reclamante. Es escrita con el fin de convencer al cliente que el proveedor actuó en forma correcta.

 A continuación su esquema:
a) replanteo de la situación desde el punto de vista de la empresa.
b) Fundamento de lo negativo, exponiendo las razones por las cuales la reclamación no tiene lugar
c) proposición de arreglo a través de una concesión extraordinaria a reclamante.
d) Expresiones amables que mejoren las relaciones