La correspondencia de compra-venta es la operación fundamental que realiza el comercio, lo que motiva una serie de cartas, entre las cuales se distinguen las siguientes:
- consulta
- cotización
- pedido
- remisión
- recepción
1) Carta de Consulta:
Cuando una empresa necesita adquirir mercadería, procede a consultar por escrito a las distintas firmas proveedores con el propósito de que las empresas vendedoras le den los precios mas convenientes y mejores condicione de pago.
el esquema de redacción de la carta de consulta es el siguiente:
a) alusion a la oferta si la hubiera
b) motivo que origina la consulta
c) especificación del producto
d) solicitud de precios y condiciones de pago
e) plazo de la recepción
2) Carta de Cotización:
Comunicación con que las empresas proveedoras responde las consultas planteadas por los posibles compradores. Esta carta contiene todas las especificaciones del producto consultado anteriormente. Su tono debe ser amable, para lograr la venta de la mercadería.
Su esquema es:
a) alusión a la carta de consulta
b) Descripción del producto; cantidad, calidad y forma de envío
c) Precio y condiciones de pago
d) fecha del despacho
e) incitación a la compra
3) Carta de pedido:
Misiva que se envía cuando al comprador le conviene la cotización recibida por el vendedor. Se debe redactar señalando con mucha claridad la mercadería que se requiere, cantidad, calidad, embalaje, etc.
Esta carta constituye legalmente una aceptación de compra de parte del cliente, quien acepta las condiciones establecidas en la cotización.
Su esquema es el siguiente:
a) Alusión a la carta de cotización
b) Orden de despacho
c) Indicación de la forma de pago
4) Carta de remisión:
Es la comunicación con que el vendedor anuncia el envío del pedido al comprador.
Su esquema de redacción es el siguiente:
a) Alusión a la carta de pedido
b) Fecha y forma de envío
c) Referencia a los documentos que se adjuntan (guías de despacho, facturas, letras por aceptar)
d) Solicitud de envío de valores (cheques, letras, etc)
5) Carta de recepción:
Por este medio, el comprador expresa al vendedor su conformidad frente a la mercadería recibida, aceptando las obligaciones estipuladas en la cotización.
En esta carta es posible el envio de cheques o letras en cancelación total o parcial de la mercadería. Es conveniente certificar la carta, para asegurar la recepción de los valores.
Su esquema es el siguiente:
a) Indicar con expresiones de agrado la correcta recepción de la mercadería y la devolucion de las letras aceptadas
b) Especificar forma de pago
c) Señalar envío de documentos en cancelación
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