Comunicación oficial

Oficio:

  Constituye la comunicación más importante tanto para su gran utilización como para las materias que trata. Su objetivo es impartir normas o dar información importante.Sirve para establecer relaciones entre jefes de servicio, sección, departamentos, entre otros.
  La redacción del oficio debe ser clara, precisa y breve
  Existen 3 tipos de oficio

• Ordinario (ord.)
• reservado (res)
• Secreto (sec)

  El oficio ordinario es el más utilizado en la administración pública.

  La estructura del oficio es la siguiente:

1.- membrete: indica el ministerio, repartición, servicio, departamento, etc.

2.- clasificación y nº de orden

3.- antecedentes (ant:)

4.- materias (Mat): sorresponde a una síntesis del contenido

5.- lugar y fecha

6.- preposición ''DE'': indica la autoridad que emite el documento

7.- preposición ''A'': indica la autoridad a quien se dirige

8.- contenido: está estructurado en párrafos numerados que corresponden a cada idea redactada. Cada oficio debe tratar una sola materia

9.- frase de salutación o despedida: Saluda a ud.

10.- inclusos o adjuntos: detalla los datos que acompañan

11.- pie de firma: debe contener un nombre y dos apellidos (todo con mayúsculas) profesión, especialidad o categoría del firmante, cargo que desempeña, timbre.

12.- iniciales de responsabilidad

13.- distribución: indica la destinación del original y de una de las copias

La circular

  Es un documento oficial de uso frecuente en la administración pública. Su redacción es similar al oficio, se diferencia del oficio por cuanto es dirigido a varios destinatarios. Se redacta comunmente en párrafos cortos, claros y precisos
  Se confecciona de acuerdo a la siguiente estructura:
1.-membrete
2.- título y nº de orden
3.- lugar y fecha de emisión
4.- rubro alusivo a la materia
5.- texto, se escribe en párrafos numerados
6.- frase de salutación
7.-nombre, cargo y firma de la autoridad emisora
8.-iniciales de responsabilidad
9.- destinatarios

El memorándum

  Es una comunicación de uso frecuente. Tiene una circulación interna. Lo emite un jefe de sección o departamento. Se utiliza para pedir o enviar documentos, o bien, solicitar o entregar información
  El estilo redaccional debe ser claro, breve y preciso, eliminando todo lo que sea innecesario.
  El memorándum tiene la siguiente estructura

• Membrete: indica nombre de la institución
• palabra MEMBRETE y Nº de orden
• fecha sólo con números
• preposición ''DE'': señala el cargo del remitente
• preposición ''A'': señala el cargo del destinatario
• Materia (mat.)
• Texto debe ser breve, claro y preciso
• nombre y cargo
• iniciales de responsabilidad
• inclusos (si los hubiere)
• distribución