En algunos casos bastará con una simple y atenta carta de aviso, pero en otro, será imperioso el apremio enérgico.
Debe considerarse que la cobranza es siempre molesta, por tanto, es prudente iniciarla con suavidad y sutileza para ir presionando al deudor en forma creciente, en las siguientes misivas que sea necesario enviar.
1) Aviso de vencimiento:
Se caracteriza por ser sutil. Su fin solamente es recordar la deuda pendiente que vencerá en una fecha próxima.
Normalmente se confecciona en formularios.
Su esquema es el siguiente:
a) comunicar fecha de vencimiento y el monto del compromiso por pagar
b) señalar la institución bancaria o comercial con su dirección.
2) Invocatoria de cobranza:
Cuando se ha producido el vencimiento de una deuda y ésta no ha sido cancelada, es el momento de remitir la carta invocatoria de cobranza.
Esta misiva debe redactarse con gran tacto, procurando en principio instar al deudor o pagar su obligación pendiente con el propósito de no perder la calidad del cliente correcto y puntual para sus pagos.
Esta comunicación puede ser la primera de una serie de cartas en la cual cada una de las que sigue será redactado con mayor fuerza al deudor e instando al deudor a cancelar su compromiso.
Estructura de invocatoria de cobranza:
a) Denota sorpresa por la deuda impaga
b) reconoce buen servicio de las deudas anteriores
c) solicita cancelación inmediata, indicando cese de despacho de pedidos pendientes a futuro.
3) Cobranza enérgica:
Ésta cierra el ciclo de la cobranza normal; es muy dura y amenaza con la vía judicial.
Si ésta carta no produce resultados positivos, las empresas proceden a requerir el pago a través de la demanda judicial.
Su esquema es el siguiente:
a) Señalar las cartas anteriores en que cobraron la deuda pendiente
b) dejar constancia de la descortesía en NO dar respuesta a las cartas de cobro.
c) dar un corto plazo de cancelación
d) amenazar con envío a cobranza judicial.
4) Carta de demanda:
Ésta comunicación se extiende cuando están agotadas las posibilidades de cobro por vías normales.
Es evidente que el envío a cobranza judicial de una deuda requiere entablar una demanda al cliente que significa el término de las relaciones comerciales.
Muchas empresas evitan de alguna manera tener que recurrir a este tipo de correspondencia.
Su estructura es la siguiente:
a) Referencia a las cartas de cobranza anteriores
b) Señalar la indiferencia en responder las cartas enviadas
c) Comunicar el envío de antecedentes al departamento jurídico para efectuar la cobranza judicial.
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